Danh mục dự án
FSD (viết tắt của Functional Specification Document) – Thông số kỹ thuật chức năng tài liệu, là bộ tài liệu hỗ trợ quản lý và phát triển phần mềm nhằm hạn chế nhầm lẫn hoặc đi lệch hướng của dự án. FSD giúp bạn tạo ra sản phẩm được người dùng yêu thích. Hãy cùng Sky Ads tìm hiểu FSD là gì và cách sử dụng FSD hiệu quả nhé.
FSD là gì?
FSD là tổng hợp cách mà phần mềm hoạt động trên quan điểm của người dùng, đồng thời cũng là công cụ chia sẻ và kết nối giữa nhà phát triển và người dùng.
FSD gồm những gì?
Tùy thuộc vào công ty, loại hình, quy mô dự án và khách hàng, tài liệu của FSD có thể chứa một hoặc nhiều mục sau:
Các bên liên quan
Trong phần các bên liên quan, bạn sẽ đặt tên và mô tả công việc của những người tham gia dự án.
Phê duyệt
Trong danh mục phê duyệt sẽ có tất cả các tính năng được cung cấp cho khách hàng và các bên liên quan khác, ví dụ như người quản lý sản phẩm.
Dự án và phạm vi
Phạm vi dự án sẽ bao gồm bản tóm tắt các yêu cầu, đặc điểm kỹ thuật, các hạng mục chính như vấn đề và giải pháp.
Rủi ro và giả định
Đối với phần rủi ro và giả định, sẽ bao gồm mọi rủi ro mà dự án có thể gặp phải: kỹ thuật, thời gian và tiền bạc. Nói một cách đơn giản, rủi ro là những thứ có thể tác động đến thiết kế chức năng của sản phẩm.
Trường hợp sử dụng
Trường hợp sử dụng là các tình huống mà người dùng gặp phải và cách sản phẩm của bạn giúp họ giải quyết vấn đề đó. Bạn có thể phân tích các trường hợp này thành các kịch bản của người dùng, và luồng người dùng thông qua các mô tả, sử dụng sơ đồ của từng giai đoạn trong quy trình sử dụng tính năng.
Thông số kỹ thuật yêu cầu
Thông số kỹ thuật yêu cầu là các tính năng mà một sản phẩm phải có để cải thiện trải nghiệm người dùng và giúp giải quyết các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổng quan về giải pháp
Giải pháp sẽ bao gồm những gì bạn đề xuất để giải quyết vấn đề (sơ đồ website, luồng người dùng, v.v.).
Cấu hình hệ thống
Tại đây bạn sẽ trình bày chi tiết các bước cần thiết để định cấu hình sản phẩm trong tương lai. Ví dụ: Mục này có thể là cách để tạo tài khoản người dùng.
Thông số kỹ thuật phi chức năng
Thông số kỹ thuật phi chức năng trình bày chi tiết các đặc điểm chung của hệ thống. Phần này thiên về mô tả hình thức bên ngoài, khả năng sử dụng, tính trực quan của sản phẩm, đường cong học tập và thời gian để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.
Báo cáo lỗi và xử lý ngoại lệ
Tại đây, bạn sẽ chỉ định cách sản phẩm xử lý lỗi của người dùng, cũng như cách sản phẩm hoạt động khi người dùng mắc “lỗi” thay vì chỉ cung cấp một quy trình thay thế.
Hệ thống Tiếp nhận – Phân phối – Xử lý – Theo dõi – Quản lý các yêu cầu của khách hàng
Ticketing system requirement là nơi để xử lý bất kỳ lỗi hoặc sự cố nào xuất hiện trong và sau giai đoạn phát triển.
FSD dành cho ai?
Tài liệu đặc tả chức năng chủ yếu dành cho các lập trình viên – người viết mã để cung cấp giải pháp tối ưu cho người dùng.
Tuy nhiên, tài liệu FSD phải chia sẻ với mọi người trong nhóm, bao gồm cả khách hàng. Lưu ý, FSD phải là một nguồn duy nhất được chia sẻ trong suốt quá trình phát triển sản phẩm. FSD phải là tài liệu hướng dẫn, đồng thời gắn kết các phần dự án lại với nhau.
FSD nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản kết hợp với sơ đồ để giúp lập trình viên dễ dàng hình dung các giải pháp liên quan đến phần mềm trước khi bắt đầu viết code. Lập trình một hệ thống phần mềm mà không có tài liệu này thường sẽ dẫn đến các vấn đề về mã.
Ai sẽ viết FSD?
Đó là một người hoặc một nhóm thành viên dự án. Thông thường, người quản lý sản phẩm sẽ tiến hành soạn thảo tài liệu đặc tả chức năng trong công ty cho người dùng, khách hàng và các bên liên quan khác của dự án. Bằng cách làm việc với các thành viên của các bộ phận khác để viết tài liệu đặc tả chức năng. Trong quá trình viết FSD, các bên liên quan sẽ trao đổi, thống nhất những thông tin quan trọng trong dự án, đồng thời điều chỉnh tốc độ soạn thảo để ra FSD sớm, chính xác và cụ thể nhất có thể.
Lợi ích của tài liệu FSD
Giảm thiểu rủi ro
Tài liệu đặc tả chức năng của bạn, đóng vai trò là lộ trình cho các lập trình viên. Viết một phần mềm có mã mà không có kế hoạch hướng dẫn rõ ràng sẽ dẫn đến nhiều lần sửa đổi, đưa dự án đi sai hướng và ảnh hưởng đến tiến độ.
Tăng cường giao tiếp tránh “design by committee”
“Design by committee” là thuật ngữ dùng để chỉ một dự án có sự tham gia của nhiều nhà thiết kế nhưng không có kế hoạch hoặc tầm nhìn thống nhất.
Việc phát triển tài liệu FSD giúp loại bỏ các giả định cá nhân về các tính năng của sản phẩm, cho phép bạn tạo các tính năng tối ưu để giải quyết các vấn đề của người dùng.
Tăng hiệu quả
Vai trò, nhiệm vụ của các bên liên quan và từng người tham gia dự án sẽ được xác định cụ thể, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả thực hiện dự án.
Tránh tính năng không cần thiết
Cuối cùng, việc có một tài liệu đặc tả chức năng ngay từ đầu với tất cả các tính năng cần thiết để giải quyết vấn đề cho người dùng sẽ giúp ngăn chặn việc phát triển các tính năng phức tạp, không cần thiết.
Cách xác định thông số kỹ thuật chức năng
Thu thập yêu cầu
Thu thập các yêu cầu bằng cách lắng nghe khách hàng và tiến hành nghiên cứu người dùng. Ở giai đoạn này, bạn sẽ viết ra rất cả thông tin. Để quản lý tất cả thông tin này, bạn có thể sử dụng công cụ thu thập yêu cầu.
Sau khi nguyên mẫu hoàn thành, bạn có thể bắt đầu vòng thử nghiệm người dùng đầu tiên để kiểm tra các giả định ban đầu. Bao gồm mọi thứ về luồng người dùng, mô hình tinh thần và cách họ sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là bạn có thể kiểm tra xem những tính năng này có thực sự hữu ích cho khách hàng của mình hay không.
Làm việc với các thành viên quan trọng trong nhóm
Đừng cố tạo một tài liệu đặc tả chức năng riêng biệt. Thay vào đó, hãy cố gắng lôi kéo ít nhất một người từ mỗi bộ phận vào quá trình phát triển sản phẩm, bao gồm cả khách hàng.
Sử dụng phần mềm dễ dàng theo dõi các thay đổi
Nhiều tài liệu đặc tả chức năng được viết bằng Microsoft Word, tuy nhiên, Google Documents cho phép kiểm soát các phiên bản thay đổi thông qua nhiều lần chỉnh sửa tốt hơn. Theo dõi các thay đổi là rất quan trọng trong quá trình phát triển sản phẩm.
Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu
Hầu hết tài liệu “đặc tả chức năng” của bạn sẽ được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Bởi vì việc thảo luận về các tính năng, thiết kế giải pháp sản phẩm một cách dễ hiểu sẽ giúp triển khai và sửa đổi những ý tưởng đó nhanh chóng hơn.
Sử dụng mẫu
Trên thực tế, việc sử dụng mẫu tài liệu “đặc tả chức năng” là rất phổ biến. Dưới đây là một số ví dụ về tài liệu “đặc tả chức năng” mà bạn có thể tải xuống và điền ngay.
Các mẫu này đã có sẵn mục lục và nhiều mẫu có tất cả các phần và tiêu đề bạn cần. Từ đây, bạn có thể chỉ cần chỉnh sửa từng thông tin có liên quan từ dự án của mình. Hầu hết chúng cũng có thể được sao chép và dán vào công cụ xử lý văn bản yêu thích của bạn.
Tạo các trường hợp sử dụng và tình huống cho người dùng
Như đã đề cập ở trên, bạn sẽ cần chuẩn bị sẵn một số trường hợp sử dụng để thêm vào tài liệu đặc tả chức năng của mình. Đây là lý do cơ bản cho từng tính năng và đưa ra một số bối cảnh về cách hoạt động của tính năng này. Đó không cần phải là một trường hợp phức tạp, chỉ cần nêu bật vấn đề mà tính năng này sẽ giải quyết.
Tạo luồng người dùng
Luồng người dùng sẽ hiển thị các trường hợp người dùng và kịch bản sử dụng sản phẩm. Đối với phần này, bạn nên có sơ đồ về các màn hình khác nhau của mô hình hoặc nguyên mẫu để xem người dùng sẽ điều hướng qua ứng dụng của bạn như thế nào.
Chẳng hạn như website đặt xe. Các luồng thay thế hiển thị các cách khác nhau mà người dùng có thể truy cập vào màn hình không có xe – có thể thông qua việc nhấn vào thông báo hoặc bằng cách mở ứng dụng và điều hướng đến đặt chỗ. Một luồng ngoại lệ sẽ là nơi người dùng chuyển hướng đến phần không chính xác của ứng dụng, ví dụ như “đặt trước phần xe mới”.
Chỉ định tình trạng bài post của sản phẩm
Trạng thái bài đăng sẽ cho biết trạng thái hệ thống của ứng dụng sau khi tải mục. Trong trường hợp ứng dụng cho thuê xe đề cập ở trên, điều kiện đăng của sản phẩm sẽ phụ thuộc vào việc người dùng có phương tiện mới hay không. Nếu họ chọn, đồng hồ cho thuê sẽ bắt đầu. Nếu không, người dùng có thể được đưa trở lại màn hình đặt chỗ.
Link đến nguyên mẫu, CSS và nội dung
Tài liệu thông số kỹ thuật chức năng là nơi bạn nên có liên kết đến mô hình hoặc nguyên mẫu, tới thư viện nội dung được chia sẻ của mình. Bất kỳ bản phân phối bổ sung nào cũng sẽ hỗ trợ các nhà phát triển, ví dụ như bảng CSS, khoảng cách phần tử, phần đệm và mã màu.
Xác định thời gian biểu để thử nghiệm người dùng, và giới thiệu sản phẩm
Bạn có thể đưa vào dòng thời gian hoặc lộ trình thiết lập khi hoạt động thử nghiệm người dùng diễn ra.
Ví dụ: Sau mỗi thiết kế tính năng, bạn có thể chỉ định thời điểm bạn sẽ đạt đến giai đoạn MVP của sản phẩm mà bạn sẽ sử dụng với những người dùng đầu tiên.
Cuối cùng, khi các lập trình viên đã mã hóa tất cả các thông số kỹ thuật của tính năng, bạn sẽ có được sản phẩm hoàn thiện. Tuy nhiên, sẽ có một số “phạm vi” cho những lần lặp lại trong tương lai dưới dạng tính năng, phiên bản mới và bản cập nhật.
Tổng kết
Các tài liệu của FSD đóng vai trò rất quan trọng không chỉ trong làm việc với đối tác mà còn trong nội bộ. Góp phần hoàn thiện nội dung chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là trong làm việc nhóm và cá nhân mỗi người chúng ta cũng cần những tài liệu kỹ thuật chức năng.
